Avanquest : homogénéiser le système d’information face à de nouveaux enjeux stratégiques, par Alain Saguez

Compte-tenu des évolutions du Groupe Avanquest et de ses différentes acquisitions, le Système d’Information de l’entreprise est devenu très hétérogène. De nombreux outils ont été développés en interne ou achetés sur le marché, et l’utilisation de la bureautique pour pallier aux insuffisances du système s’est considérablement accrue.

Parmi les premières « Start-Up françaises » qui ont vu le jour, Avanquest est devenu un groupe international qui réalise aujourd’hui un chiffre d’affaires d’environ 100M€, dont 80% est effectué à l’international (USA, UK, Chine, Allemagne, Italie, Bulgarie, Canada).

Le Groupe intervient sur trois activités principales :

  • Des services en ligne de création d’impressions de photos numériques
  • Des solutions de gestion d‘objets connectés via Internet
  • Des logiciels applicatifs pour les particuliers et les petites entreprises

Structurer, sécuriser et fiabiliser le pilotage des projets de reporting

La société Référence DSI a été sollicitée pour sécuriser les projets financiers du Groupe, réduire les délais de clôture et améliorer l’efficacité opérationnelle des services.

 A l’issue d’un diagnostic de 5 jours mettant en évidence les points de dysfonctionnements clés, Référence DSI a proposé un plan structuré à court et moyen terme.

La feuille de route était la suivante :

  • Sécuriser le pilotage des projets de Reporting et de calcul des royalties
  • Rationaliser les applications de la Finance en France
  • Consolider les outils de gestion des données de base du Groupe
  • Développer une gouvernance du SI en ligne avec les nouvelles activités

Un co-partenariat efficace avec tous les métiers de l’entreprise

 Le DSI manager en Temps Partagé a prioritairement repris le pilotage d’un programme décliné sur 3 axes :

  • Établir les plans d’action avec les équipes IT et les équipes Métier
  • Veiller à la production des livrables, au respect des délais et à la coordination des prestataires
  • Animer les comités de pilotage

Un vrai travail d’équipe est alors entrepris pour associer les services internes IT et les autres Métiers du Groupe à la recherche de solutions de rationalisation et de consolidation des applications.

Le DSI en Temps partagé a parallèlement pris en charge l’ensemble des contrats avec les prestataires qui ont accompagné AVANQUEST sur ces projets, et qui aujourd’hui, s’occupent de la maintenance opérationnelle du Système d’Information du Back Office.

Une rationalisation sécurisée et réussie des coûts, des délais et des données

Au final, ce sont 3 applications qui ont été fusionnées et des dizaines de tableaux Excel qui ont disparu.

 Le DSI en Temps Partagé a réalisé un inventaire de tous les contrats IT et négocié l’arrêt de la maintenance des logiciels ainsi que des matériels qui n’étaient plus utilisés.

Les bénéfices pour AVANQUEST ont été multiples : réduction du délai de clôture mensuelle de 5 jours, fiabilité des données de reporting, réduction des coûts de maintenance et développement de la polyvalence des équipes sur les fonctions clés de la finance.

Pour mener à bien ses objectifs, le DSI en Temps Partagé était présent entre 2 et 4 jours par semaine, s’adaptant ainsi aux besoins de la mission et aux enjeux du Groupe.

 

TÉMOIGNAGE

Philippe Misteli, DAF du Groupe, déclare : « Le DSI en Temps Partagé a su faire grandir les équipes, inculquer une culture projet et placer le département informatique en véritable partenaire de tous les métiers ».

                    
Un article d’Alain Saguez, DSI en Temps Partagé chez Référence DSI.
@AlainSaguez

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