Prendre les bonnes décisions pour son activité grâce au projet de Business Intelligence

Les conseils de nos experts qui sécurisent et accélèrent les projets de Business Intelligence (BI) grâce au dispositif du Temps Partagé Augmenté

Comment piloter mon projet BI

Les dirigeants de PME doivent prendre rapidement les bonnes décisions pour adapter leur activité et leur organisation. Pourtant, les indicateurs utilisés auparavant ne sont plus forcément utiles et actualisés…

Pour les aider, des outils permettant d’exploiter les données en temps réel sont facilement accessibles : les outils de Business Intelligence (BI). Ils permettent ainsi aux organisations de s’adapter et d’optimiser leurs stratégies.

Nos experts en Direction des Systèmes d’Information vous livrent dans cet article leurs conseils pour sécuriser la gestion de votre projet BI !

Pourquoi utiliser un outil de Business Intelligence ?

La Business Intelligence fait de plus en plus parler d’elle, et ça se comprend ! Véritable outil au service de la stratégie de l’entreprise, la BI regroupe l’ensemble des technologies qui permettent aux entreprises d’analyser des données afin d’avoir une meilleure connaissance de leur environnement et prendre les bonnes décisions.

Mais comment cela fonctionne concrètement ?

On va rassembler au sein d’un seul et même outil les données de son CRM, les tableaux de bord liés aux performances commerciales, les données marketing, administratives et financières, etc.. Ces données vont être regroupées et combinées entre elles afin d’obtenir en une seule vue des tableaux et des graphiques qui seront actualisés en temps réel.

Les outils de Business Intelligence (BI) permettent ainsi de :

  • Disposer des chiffres et des indicateurs rapidement et facilement (production, gestion des stocks, ventes, clients, comptabilité…). Cela permettra également d’avoir une meilleure vision sur les chiffres et les potentielles anomalies.
  • Gagner du temps dans l’accès, l’analyse et le partage des données
  • Posséder un outil de référence pour l’équipe de direction
  • Confirmer ou infirmer les décisions prises (Historique + Temps Réel)
  • Vérifier l’adéquation de la stratégie mise en place avec les attentes des clients
  • Pouvoir anticiper les tendances du marché, des clients… afin de détenir un avantage concurrentiel et rester compétitif
  • Optimiser les processus internes
  • Aider dans le maintien en condition opérationnelle du Système d’Information
  • Superviser les maillons faibles de la chaine de valeur par un suivi d’indicateurs précis

Qu’est-ce qu’un Quick-Win BI et pourquoi le mettre en place ?

Vous l’aurez compris, la BI offre de nombreux avantages, d’autant plus si elle est utilisée dans le cadre d’un Quick-Win. Il s’agit d’une action qui va être mise en place facilement et rapidement et qui va engendrer un fort retentissement (gain financier, commercial, marketing…).

Dans le cadre de la crise, il n’est pas possible d’avoir des retours sur des actions dans 3 ou 6 mois. Il faut agir vite et posséder les outils adaptés. Pour cela quelques Quick-Win pertinents :

  • Créer une force opérationnelle entre le DSI, le Directeur Marketing et le Directeur Général pour la définition des besoins de l’outil
  • Travailler en mode agile, en mode itératif avec des cycles courts
  • Cibler les priorités (vital, important, secondaire) pour la sélection des indicateurs de performance (KPI) à prendre en compte afin de piloter les risques
  • Investir à minima sur le court terme

Quelles sont les étapes de la Business Intelligence ?

Dans une démarche classique BI, on accédera aux données grâce à la collecte, on les nettoiera puis on les combinera entre elles en consolidant plusieurs sources d’information (SIRH, supervision du système d’information, CRM…). On pourra alors explorer la donnée et obtenir une certaine granularité (niveau de détail). Pour finir, on visualisera toutes ces données sur des tableaux de bord et on pourra les partager au sein de son organisation.

Dans une démarche de Quick-Win BI, on réduira le processus à 3 étapes :
On collectera les données, on les combinera puis on les visualisera via des tableaux de bord dans un seul reporting.

L’objectif est de réaliser ces 3 phases dans le même outil :

Accéder aux données

  • Données provenant de services (oData)
  • Données provenant de votre organisation (bases de sonnées locales)
  • Big Data
  • Données provenant de fichiers (fichiers texte, CSV, Excel)

Combiner / Explorer

  • Regroupez les données provenant d’un large éventail de sources (Fusion, union, etc…)
  • Transformez les données (dimensions, mesures)
  • Nettoyer les données en fonction de contraintes métier (clés)
  • Visualiser

Visualiser

  • Visualisez les données de différentes façons (tableaux, graphiques)
  • Tableaux de bords interactifs permettant le « mini » (filtres, drill down, up)
  • Conserver les modes de visualisation même après une actualisation
  • Visible sous Excel

Quels sont les risques de cette pratique ? Comment les prévenir ?

Pour mettre en place un projet Quick-Win BI et garantir sa réussite. Voici quelques bonnes pratiques :

S’organiser

Il faut s’organiser et ne pas vouloir tout, tout de suite. Pour cela, il est préférable de se focaliser sur la définition d’un tableau de bord et les KPI’s nécessaires à celui-ci. Il faut répondre à un seul objectif à la fois. Le but n’est pas de devenir un mouton à 5 pattes.

Structurer

Les sources des données doivent être structurées. Il est recommandé de privilégier les sources de type base de données API, WD et oData en temps réel à du fichier Plat ou Excel.

Modéliser

La modélisation ne doit pas être trop complexe et il faut vérifier la consistance de nos données. Les clés entre les données doivent être correctement établies. Utiliser les modélisations en étoile sera une bonne technique à mettre en place.

Sécuriser

Côté sécurité, il est préférable de ne pas donner les informations à tout le monde. L’objectif n’est pas de foisonner l’information mais plutôt de proposer des navigations interactives pour que l’utilisateur accède à la plateforme dans son juste périmètre de droit grâce à des accès clairement définis.

Comment mettre en œuvre un projet Quick-Win BI au sein de son entreprise ?

La première phase avant tout lancement de Quick-Win BI est de bien préparer son projet en amont. Plusieurs bonnes pratiques sont à respecter :

Tout d’abord, définir les informations dont la Direction Générale a besoin. Par exemple, il pourrait être opportun de suivre les écarts entre le budget défini et le réalisé dans le cadre du plan comptable ou encore la disponibilité des produits en fonction des stocks… Chaque objectif doit être clairement défini.

Lorsque vous aurez connaissances des informations à traiter, réalisez des ateliers avec la Direction Générale et les Directions métiers pour définir les KPI, les dimensions (temporelles, articles…) et les mesures (marges, marges brut, BFR, etc…)

Déterminez ensuite les sources des informations avec un expert en Système d’Information. Il sera question de définir les données maîtres (outils) et la granularité souhaitée.

Enfin, il faut que les parties prenantes (DSI et Directeurs de marques) valident ou infirment l’intégrité des données vis-à-vis de toutes les infos que l’on possède.

Pour la réalisation, il faut compter environ 2 à 5 jours par tableau de bord en fonction de l’hétérogénéité des données à collecter, la complexité des KPI’s et le nombre de reporting à créer. Bien sûr, il faudra posséder des outils adaptés pour répondre à ses besoins (Power BI, Power Pivot, Report One,etc…).

Les experts de Référence DSI vous accompagnent pour sécuriser et accélérer votre projet BI

Référence DSI est spécialisée dans la Direction des Systèmes d’Information auprès des PME & ETI françaises. Grâce au dispositif unique du Temps Partagé Augmenté, sa communauté de DSI s’appuie sur des méthodologies co-construites, éprouvées et enrichies depuis plus de 10 ans.

Ces méthodes leur permettent d’assurer le pilotage du système d’information et la gestion des projets informatiques avec plus d’efficience et de rapidité.

Plus de 400 entreprises ont déjà bénéficié de l’intervention d’un Directeur Informatique pour leur projet. Pourquoi pas vous ?