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Déménager mon entreprise, pas facile … mais mon Responsable Informatique est là !

Vous avez enfin trouvé le local de vos rêves, de la lumière, de l’espace, un quartier sympathique, des collaborateurs avec de grands sourires à la découverte des lieux. On vide rapidement les cartons, on branche les ordinateurs : il faut rattraper le retard pris ces derniers jours à faire ce déménagement.

Pas de connexion réseau, cela commence bien. Un petit contrôle du câble réseau, tout semble correct, bon j’essaye la prise voisine en débranchant mon téléphone, de toute façon il ne marche pas, on a oublié qu’il fallait quelques jours pour récupérer nos numéros. C’est bon, je retrouve mon répertoire, mon réseau, l’imprimante sera opérationnelle dans la matinée. Vérifions la trésorerie sur le site de la banque, tiens,  pas de connexion… Ma gestion commerciale… arg… Pas de connexion internet… J’appelle mon fournisseur, avec mon téléphone portable, toujours ce téléphone de bureau qui ne marche pas…

Comment çà !!??  Ma connexion internet ne sera opérationnelle que dans 2 semaines !!

Le déménagement d’une entreprise : peu de dirigeants ont conscience des difficultés qu’ils vont rencontrer. L’événement n’est pas courant, les difficultés sont oubliées après quelques mois d’activité mais, sur le moment, vous auriez apprécié quelques conseils pour éviter une perte d’activité.

Je vous propose une série d’articles traitant de ce sujet.

Ce premier article se propose :

  • De dégager les points de vigilance à observer lors du choix ou de l’aménagement du nouveau local de la structure,
  • De proposer une liste d’actions et des coûts moyens à mettre en œuvre.

Premier conseil  : choisir un local accompagné de son Responsable Informatique.Il se posera notamment ces questions :

  • Est-ce qu’il y a des prises informatiques ? En nombre suffisant ? Est-ce qu’elles fonctionnent ?
  • Où sera placée la baie de brassage ? Où seront rangés les serveurs ?
  • Est-ce que le local peut-être sécurisé ?
  • Est-ce que l’entreprise pourra disposer d’une bonne connexion Internet ?

Les équipements réseaux passifs : les prises, les câbles, la baie de brassage.

Préambule : Il n’est pas raisonnable de baser l’infrastructure de son réseau uniquement sur la technologie Wifi, il faut la réserver aux personnes de passage et aux équipements mobiles Iphone, Ipad etc…

  • Il y a un risque de saturation par un trop grand nombre d’équipements connectés en même temps,
  • Il y a un risque d’encombrements des fréquences avec le voisinage,
  • Donc au final, une qualité très médiocre du débit.
  • La téléphonie sur IP nécessite un réseau câblé.

Les points de vigilance lors de l’aménagement des nouveaux locaux :

  • Chaque pièce des nouveaux locaux devra comporter au mieux deux prises informatiques par mur et de nombreuses prises électriques
  • Les câbles devront être de catégorie 5 minimum
  • Les prises devront être numérotées et identifiées au niveau de la baie de brassage qui devra se trouver dans un boîtier.
  • Une rame de prises électriques devra se trouver dans la baie de brassage.
  • La baie de brassage devra se trouver dans un espace aéré, tempéré et équipé d’un système anti-feux.
  • Un espace devra être réservé près de la baie de brassage pour contenir un ou des serveurs informatiques, un clavier, un moniteur.
  • Ce meuble devra éventuellement être fermé et ventilé si les activités dans la pièce peuvent perturber le fonctionnement du serveur (espace détente, salle de réunion, présence d’eau etc…)

Les équipements réseaux actifs : le switch, les routeurs ADSL

Au niveau de Switch réseau, il faut prendre un équipement administrable, c’est-à-dire que l’on peut superviser à distance afin de faire des diagnostics de ralentissement du réseau PC par PC.

  • Au niveau du routeur ADSL, il faut privilégier celui proposé par l’opérateur. A priori, une box Orange fera parfaitement l’affaire pour une très petite structure, un lien SDSL de 1 à 2M en plus avec une technique de lien de secours serait un plus.
  • Si la Box de l’opérateur propose le Wifi, cette solution est également à privilégier.

Deuxième conseil – Déménagez votre entreprise dans un local dont le réseau local et le lien Internet sont totalement opérationnels. Cela peut passer par de l’acquisition, si votre matériel a atteint son point d’obsolescence, ou de la location de matériel en attendant la réinstallation de votre propre matériel.

Exemple d’actions et de coûts liés: Avril 2012

Action

Coût   approximatif

Faire venir une société pour enlever tous les   matériels obsolètes dans l’ancien local
Installer un réseau informatique de catégorie   5, installer l’armoire et la baie de brassage, les prises

260 € par prise, tous compris

Installer un Switch réseau administrable

700 € pour 24 ports

Installer un lien Internet ADSL 4Mb minimum

40 € / mois

Paramétrer le Wifi. Installer une borne relais Wifi si nécessaire

100 € la borne supplémentaire

Mise en œuvre d’un onduleur pour les équipements actifs et le serveur

1000 €

Petits matériels : triplette, câbles   réseaux

Je vous propose de réagir sur cette première partie qui traite de l’infrastructure réseau, véritable squelette de votre Système d’Information. Un prochain article traitera des serveurs, des PC et des opportunités offertes par le déménagement.

Est-il encore utile de structurer les données ?

Nous sommes régulièrement abreuvés de chiffres affolants quant aux données non structurées : doublement tous les deux mois, volume accrue dans toutes les entreprises… Mais pourquoi distinguer les données structurées des non structurées ? Quels sont les enjeux pour la DSI ? Est-ce la DSI qui est responsable des données non-structurées ?

Si l’on considère les retours d’informations des grands hébergeurs, 70% des données actuelles seraient des données non structurées. Cerise sur le gâteau, leur volume doublerait tous les deux mois !  Parallèlement,  les données structurées enregistreraient une croissance annuelle de seulement 4%.

Pour bien anticiper les conséquences de cette lame de fond, essayons de comprendre ce qui caractérise ces données.

Les données structurées

Elles sont manipulées par les applications de l’entreprise, notamment dans l’ERP. Ces données représentent les informations nécessaires au fonctionnement des processus métiers. Elles sont assemblées dans des bases de données qui structurent les enregistrements. On pourra trouver côte à côte dans la base : un nom, une date, un montant. Ces données sont restituées en tant qu’informations de gestion (lire ceci) à l’écran ou sur les documents issus des logiciels sous forme de documents structurés.

Les données non structurées

Plusieurs types de données constituent les données non structurées. Elles sont issues de la bureautique, de la messagerie, des fichiers multimédia, des documents scannées, des pages web… Si on les qualifie comme des données non structurées c’est parce qu’elles ne peuvent donner lieu à une représentation schématique, organisée. Ces documents sont cependant caractérisés par des métadonnées : date de création, nombre de mots, auteur, focus, compression …

Mais de quoi parle-t-on ?

Plutôt que de données structurées ou non structurées, il semble plus pertinent de faire le distinguo entre les documents issus de bases de données) et les documents issus de toutes les autres sources.
Alors, quel critère objectif retenir pour définir cette nature de données ? On pourrait retenir que tout ce qui provient des « traitements transactionnels » produit des données structurée. Depuis longtemps le DSI a notamment pour mission de trouver des solutions à cette évolution, les logiciels CRM répondent partiellement à ce besoin de structuration en permettant d’embarquer dans la BDD les emails envoyés et reçus, les documents échangés… D’une manière générale, tous les business process sont structurants car ils organisent les demandes de structuration de l’entreprise.

Quel est l’enjeu ?

Mettre en relation les données structurées avec les données non structurées devient une activité à part entière pour les projets de la DSI. Mais comment faire le lien ? De nombreux outils apparaissent. Ils sont porteurs de nouvelles problématiques quasi inexistantes pour les données structurées : le dédoublonnage, la rétention …

Aujourd’hui, des outils de « search » permettent de concilier ces deux types de sources et  ouvrent de nouvelles voies On pense notamment à Polyspot. Des approches étonnantes comme la plateforme Wolfram Alpha ou siri existent également. Elles parviennent à mettre de l’ordre dans les données non structurées présentes sur le Web ou dictées sur le smartphone.

Et demain ?

Les entreprises ayant tendance à sous-estimer ces évolutions, ce sont les DSI  qui doivent les anticiper et mettre en place de nouveaux modes de gestion et d’organisation des données.

Demain, il faudra continuer à organiser les données non structurées. Gageons néanmoins que de nombreux outils vont émerger pour automatiser davantage cette tâche.

Le Système d’Information, ça s’apprend !

Un Mode d’Emploi ? Mais pourquoi faire …

Antoine a trouvé en haut à gauche dans le troisième écran un « bout de pixel » sur lequel en cliquant on obtient le raccourci pour le monde suivant. Sixtine regarnit son porte-monnaie en appuyant sur la touche « CTRL » tu sais, là, au moment où… C’était il y a déjà dix ans, voire même plus…

Pour ma part, je cherche toujours le mode d’emploi … et je m’interroge encore sur l’intérêt des manuels utilisateurs, sur celui des aides en ligne…

L’Informatique relèverait-elle de l’intuition ou ne serait-elle qu’une science d’initiés, de geeks ? Doit-on enseigner de la même manière et les mêmes contenus à notre fameuse « génération Y », à nos « IT Natives » qu’aux générations précédentes ?

Des technologies évidentes ?

La banalisation des technologies pousse à penser que la science informatique relève de l’évidence. Le discours ambiant laisse augurer d’une distribution de données, éventuellement un jour de savoir, aussi simple et fluide qu’aujourd’hui celle d’électrons (Eventuellement fils d’Eole, Zéphyr, Borée, Euros ou Notos).

Et pourtant, il nous faudra toujours d’impressionnants experts. Mais surtout beaucoup travailler sur les usages… La différence essentielle entre électrons et Kilo Octets, c’est que ces derniers sont par essence porteurs de sens. Voilà, nous y sommes !

Le Système d’Information, c’est à la fois :

  • une affaire de bon sens, et le bon sens ne s’apprend pas,
  • un ensemble de concepts, de règles, de processus, de traitement et de mise à disposition des données. Ces éléments contribuent alors à « donner du sens » (bon ou mauvais, à ce stade…). Cela  s’apprend.

Les usages guident-ils les technologies, ou est-ce l’inverse ? Il semble toujours aussi primordial de jeter des ponts entre Technologies et Usages, entre les Informaticiens et les usagers du Système d’Information.

Il faut donc que les DSI puissent suivre des parcours de formation adaptés pour créer les bases d’un dialogue de qualité au sein de leurs organisations.

Un Système d’Information digne de ce nom, c’est tout sauf trivial…

Jusqu’où s’étend la responsabilité du DSI ?

Le DSI a en charge la mise en place de l’accès à toute l’information nécessaire à l’entreprise. Peut-on considérer que le Système d’Information (SI) de l’entreprise englobe désormais le WEB ? Tout le WEB ? Le Cloud ? Quel est le rôle du DSI ?

Il n’est plus réaliste de limiter le Système d’Information aux seules frontières de l’entreprise. Aujourd’hui, si les entreprises deviennent peu à peu étendues, le Système d’Information est depuis longtemps à dimension variable. Quelle est la nature du SI ? Quel rôle le Directeur des Systèmes d’Information (DSI) doit tenir dans ce contexte changeant ?

Les limites de l’infrastructure :

On définit souvent l’infrastructure comme le support nécessaire à la gestion du contenu. Il n’y a donc pas de limite géographique à l’infrastructure, le Système d’Information s’appuie sur des éléments d’infrastructure internes et des éléments externes. Que les serveurs soient locaux, hébergés ou virtualisés dans le CLOUD, ils constituent l’infrastructure composante « physique » du Système d’Information. Le rôle du DSI est de veiller à ce que tous les éléments de son infrastructure soient sous contrôle, disposent de redondance, qu’un SLA soit contractualisé et que l’ensemble des processus de pilotage de l’infrastructure soient réellement actifs. C’est évidemment beaucoup de contractualisation avec des tiers.

Les frontières de l’information :

La classification des informations en informations « structurées » et « non structurées » ne permet pas de fixer la frontière du SI sur le plan des informations. En effet, il est nécessaire de distinguer les informations nécessaires à la gestion, à la capitalisation en connaissance et celles qui ne le sont pas. La notion de propriété de l’information ne permet pas davantage de limiter le champ du SI. Avoir le pouvoir « d’effacer » une information assure sans doute que celle-ci est une composante du SI de l’entreprise, mais la réciproque n’est pas vraie. De nombreuses informations utilisées désormais dans le SI proviennent du WEB et sont délivrées par des WebServices aux différents logiciels de gestion. Le rôle du DSI, pour la partie information du SI, sera de garantir la disponibilité des sources d’informations externes et de capitaliser les données internes afin de parvenir à constituer le SI des informations.

Le rôle juridique du DSI dans la gouvernance :

On voit désormais le rôle prépondérant des éléments externes (infrastructures et données) dans le SI. Parmi les nombreuses expertises attendues chez un DSI, celle de la contractualisation concernant la disponibilité de toutes les ressources du SI n’est pas la moindre. D’autant que le monde de l’OPEN DATA procure de nombreuses informations mises à disposition gratuitement. La contractualisation avec les sources n’en est que plus complexe. Même si ces sources n’ont aucune raison de ne plus mettre à disposition leurs données, le DSI est celui qui doit veiller à disposer de secondes sources et qui doit vérifier la véracité des informations fournies afin de ne pas fragiliser le SI de l’entreprise.

La contractualisation de services

Face à ces nouveaux enjeux imposant un SI étendu à une entreprise étendue, le DSI doit pouvoir s’appuyer sur des experts et sur ses pairs. En effet, la contractualisation d’infrastructure ou d’information devient aujourd’hui d’abord et surtout la contractualisation de services. La mise en place de ces nouvelles relations, qui laissent de côté les approches « propriétaires », conduit à des changements importants dans la gouvernance du SI, dans le rôle d’expertise du DSI et dans la répartition des responsabilités entre l’entreprise et ses fournisseurs.

Sans aucun doute, ces évolutions récentes donnent un poids supplémentaire au DSI dans la gouvernance de l’entreprise.

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Du Directeur informatique au Directeur des Systèmes d’information ?

Un peu d’histoire
La fonction de Directeur Informatique a été créée dans les années 1980. Leur objectif : gérer toutes les problématiques liées à l’informatique dans les entreprises. En résumé, leur principale mission était de munir les entreprises du meilleur matériel informatique possible et de le maintenir. La première génération de Directeurs Informatiques a donc essentiellement travaillé sur le volet hardware de l’entreprise.

 
Evolution du métier de Directeur Informatique
La Seconde Génération de Directeur Informatique a bénéficié d’une structure informatique déjà en place. Elle a donc eu tout loisir d’innover et de s’intéresser aux les technologies qui émergeaient alors : les logiciels permettant de structurer l’information, autrement dit le Système d’Information.
Le Système d’Information est ainsi devenu la clef de voûte de l’entreprise et le Directeur du Système d’Information le garant de ce système centralisé.

 
Système d’Information et PME : la solution DSI à temps partagé
Largement répandu dans les grands groupes, le Système d’Information se démocratise et devient de plus en plus un enjeu pour les PME et les ETI. Ces dernières sont en effet conscientes de  leurs faiblesses dans ce domaine et prennent conscience de l’importance d’un Système d’Information efficient. Si le Système d’Information est désormais accessible aux PME comme aux ETI, celles-ci ne peuvent cependant pas toujours avoir accès à l’expertise d’un Directeur du Système d’Information à temps plein. Comment concilier coûts et impératifs financiers d’une PME ou d’une ETI ?  Le DSI à temps partagé est la solution parfaitement adaptée à ce type d’entreprise.
Les Directeurs Informatiques, devenus Directeurs du Système d’Information (ou DSI) ont subi une nouvelle évolution : le DSI externalisé.  Grâce à l’externalisation,  les entreprises de plus petite taille ont accès aux mêmes systèmes que les grands groupes et à l’expertise d’un DSI. Elles peuvent désormais acquérir à moindre coût un avantage concurrentiel que les grands groupes ont mis des années à construire.