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Est-il encore utile de structurer les données ?

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Nous sommes régulièrement abreuvés de chiffres affolants quant aux données non structurées : doublement tous les deux mois, volume accrue dans toutes les entreprises… Mais pourquoi distinguer les données structurées des non structurées ? Quels sont les enjeux pour la DSI ? Est-ce la DSI qui est responsable des données non-structurées ?

Si l’on considère les retours d’informations des grands hébergeurs, 70% des données actuelles seraient des données non structurées. Cerise sur le gâteau, leur volume doublerait tous les deux mois !  Parallèlement,  les données structurées enregistreraient une croissance annuelle de seulement 4%.

Pour bien anticiper les conséquences de cette lame de fond, essayons de comprendre ce qui caractérise ces données.

Les données structurées

Elles sont manipulées par les applications de l’entreprise, notamment dans l’ERP. Ces données représentent les informations nécessaires au fonctionnement des processus métiers. Elles sont assemblées dans des bases de données qui structurent les enregistrements. On pourra trouver côte à côte dans la base : un nom, une date, un montant. Ces données sont restituées en tant qu’informations de gestion (lire ceci) à l’écran ou sur les documents issus des logiciels sous forme de documents structurés.

Les données non structurées

Plusieurs types de données constituent les données non structurées. Elles sont issues de la bureautique, de la messagerie, des fichiers multimédia, des documents scannées, des pages web… Si on les qualifie comme des données non structurées c’est parce qu’elles ne peuvent donner lieu à une représentation schématique, organisée. Ces documents sont cependant caractérisés par des métadonnées : date de création, nombre de mots, auteur, focus, compression …

Mais de quoi parle-t-on ?

Plutôt que de données structurées ou non structurées, il semble plus pertinent de faire le distinguo entre les documents issus de bases de données) et les documents issus de toutes les autres sources.
Alors, quel critère objectif retenir pour définir cette nature de données ? On pourrait retenir que tout ce qui provient des « traitements transactionnels » produit des données structurée. Depuis longtemps le DSI a notamment pour mission de trouver des solutions à cette évolution, les logiciels CRM répondent partiellement à ce besoin de structuration en permettant d’embarquer dans la BDD les emails envoyés et reçus, les documents échangés… D’une manière générale, tous les business process sont structurants car ils organisent les demandes de structuration de l’entreprise.

Quel est l’enjeu ?

Mettre en relation les données structurées avec les données non structurées devient une activité à part entière pour les projets de la DSI. Mais comment faire le lien ? De nombreux outils apparaissent. Ils sont porteurs de nouvelles problématiques quasi inexistantes pour les données structurées : le dédoublonnage, la rétention …

Aujourd’hui, des outils de « search » permettent de concilier ces deux types de sources et  ouvrent de nouvelles voies On pense notamment à Polyspot. Des approches étonnantes comme la plateforme Wolfram Alpha ou siri existent également. Elles parviennent à mettre de l’ordre dans les données non structurées présentes sur le Web ou dictées sur le smartphone.

Et demain ?

Les entreprises ayant tendance à sous-estimer ces évolutions, ce sont les DSI  qui doivent les anticiper et mettre en place de nouveaux modes de gestion et d’organisation des données.

Demain, il faudra continuer à organiser les données non structurées. Gageons néanmoins que de nombreux outils vont émerger pour automatiser davantage cette tâche.

Le Système d’Information, ça s’apprend !

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Un Mode d’Emploi ? Mais pourquoi faire …

Antoine a trouvé en haut à gauche dans le troisième écran un « bout de pixel » sur lequel en cliquant on obtient le raccourci pour le monde suivant. Sixtine regarnit son porte-monnaie en appuyant sur la touche « CTRL » tu sais, là, au moment où… C’était il y a déjà dix ans, voire même plus…

Pour ma part, je cherche toujours le mode d’emploi … et je m’interroge encore sur l’intérêt des manuels utilisateurs, sur celui des aides en ligne…

L’Informatique relèverait-elle de l’intuition ou ne serait-elle qu’une science d’initiés, de geeks ? Doit-on enseigner de la même manière et les mêmes contenus à notre fameuse « génération Y », à nos « IT Natives » qu’aux générations précédentes ?

Des technologies évidentes ?

La banalisation des technologies pousse à penser que la science informatique relève de l’évidence. Le discours ambiant laisse augurer d’une distribution de données, éventuellement un jour de savoir, aussi simple et fluide qu’aujourd’hui celle d’électrons (Eventuellement fils d’Eole, Zéphyr, Borée, Euros ou Notos).

Et pourtant, il nous faudra toujours d’impressionnants experts. Mais surtout beaucoup travailler sur les usages… La différence essentielle entre électrons et Kilo Octets, c’est que ces derniers sont par essence porteurs de sens. Voilà, nous y sommes !

Le Système d’Information, c’est à la fois :

  • une affaire de bon sens, et le bon sens ne s’apprend pas,
  • un ensemble de concepts, de règles, de processus, de traitement et de mise à disposition des données. Ces éléments contribuent alors à « donner du sens » (bon ou mauvais, à ce stade…). Cela  s’apprend.

Les usages guident-ils les technologies, ou est-ce l’inverse ? Il semble toujours aussi primordial de jeter des ponts entre Technologies et Usages, entre les Informaticiens et les usagers du Système d’Information.

Il faut donc que les DSI puissent suivre des parcours de formation adaptés pour créer les bases d’un dialogue de qualité au sein de leurs organisations.

Un Système d’Information digne de ce nom, c’est tout sauf trivial…

Jusqu’où s’étend la responsabilité du DSI ?

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Le DSI a en charge la mise en place de l’accès à toute l’information nécessaire à l’entreprise. Peut-on considérer que le Système d’Information (SI) de l’entreprise englobe désormais le WEB ? Tout le WEB ? Le Cloud ? Quel est le rôle du DSI ?

Il n’est plus réaliste de limiter le Système d’Information aux seules frontières de l’entreprise. Aujourd’hui, si les entreprises deviennent peu à peu étendues, le Système d’Information est depuis longtemps à dimension variable. Quelle est la nature du SI ? Quel rôle le Directeur des Systèmes d’Information (DSI) doit tenir dans ce contexte changeant ?

Les limites de l’infrastructure :

On définit souvent l’infrastructure comme le support nécessaire à la gestion du contenu. Il n’y a donc pas de limite géographique à l’infrastructure, le Système d’Information s’appuie sur des éléments d’infrastructure internes et des éléments externes. Que les serveurs soient locaux, hébergés ou virtualisés dans le CLOUD, ils constituent l’infrastructure composante « physique » du Système d’Information. Le rôle du DSI est de veiller à ce que tous les éléments de son infrastructure soient sous contrôle, disposent de redondance, qu’un SLA soit contractualisé et que l’ensemble des processus de pilotage de l’infrastructure soient réellement actifs. C’est évidemment beaucoup de contractualisation avec des tiers.

Les frontières de l’information :

La classification des informations en informations « structurées » et « non structurées » ne permet pas de fixer la frontière du SI sur le plan des informations. En effet, il est nécessaire de distinguer les informations nécessaires à la gestion, à la capitalisation en connaissance et celles qui ne le sont pas. La notion de propriété de l’information ne permet pas davantage de limiter le champ du SI. Avoir le pouvoir « d’effacer » une information assure sans doute que celle-ci est une composante du SI de l’entreprise, mais la réciproque n’est pas vraie. De nombreuses informations utilisées désormais dans le SI proviennent du WEB et sont délivrées par des WebServices aux différents logiciels de gestion. Le rôle du DSI, pour la partie information du SI, sera de garantir la disponibilité des sources d’informations externes et de capitaliser les données internes afin de parvenir à constituer le SI des informations.

Le rôle juridique du DSI dans la gouvernance :

On voit désormais le rôle prépondérant des éléments externes (infrastructures et données) dans le SI. Parmi les nombreuses expertises attendues chez un DSI, celle de la contractualisation concernant la disponibilité de toutes les ressources du SI n’est pas la moindre. D’autant que le monde de l’OPEN DATA procure de nombreuses informations mises à disposition gratuitement. La contractualisation avec les sources n’en est que plus complexe. Même si ces sources n’ont aucune raison de ne plus mettre à disposition leurs données, le DSI est celui qui doit veiller à disposer de secondes sources et qui doit vérifier la véracité des informations fournies afin de ne pas fragiliser le SI de l’entreprise.

La contractualisation de services

Face à ces nouveaux enjeux imposant un SI étendu à une entreprise étendue, le DSI doit pouvoir s’appuyer sur des experts et sur ses pairs. En effet, la contractualisation d’infrastructure ou d’information devient aujourd’hui d’abord et surtout la contractualisation de services. La mise en place de ces nouvelles relations, qui laissent de côté les approches « propriétaires », conduit à des changements importants dans la gouvernance du SI, dans le rôle d’expertise du DSI et dans la répartition des responsabilités entre l’entreprise et ses fournisseurs.

Sans aucun doute, ces évolutions récentes donnent un poids supplémentaire au DSI dans la gouvernance de l’entreprise.

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Le Système d’Information, le Stonehedge de la Communauté

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La vision ancestrale du système d’information est due au fait qu’il est souvent perçu comme un domaine réservé aux  « barbares » de la technique ! LES GEEKS

Pourtant, 99% de la communication en entreprise se fait par LE Système d’Information.

Des mails, aux demandes d’achat via les ERP, en passant par les informations clients via le CRM, tout est fait pour que le Système d’Information (qui synchronise l’ensemble des outils l’entreprise) soit le point central de ralliement de la communauté de l’entreprise

Et cette communauté s’étend désormais bien au-delà des collaborateurs. L’écosystème de l’entreprise est composé des équipes internes bien sur, mais aussi des clients, des fournisseurs, des partenaires, de ses « évangélistes » (personne mettant en avant la marque et la promouvant) et ses actionnaires.

Le Système d’information est le point central de regrouppement au même titre que Stonehedge l’était pour les peuples celtes. Il est en déconstruction et reconstruction permanente mais représente un lieu fort de réunion où l’assemblée transmet les idées, les directions de la société, et surtout les échanges entre ses membres. Il permet à des assemblées de se réunir par petit groupe et surtout de partager les connaissances avec l’ensemble des utilisateurs!

Sans lui vouer un culte, le Système d’Information mérite surement une image beaucoup plus évoluée que seulement technique. Et ce n’est pas pour rien que les entreprises qui réussissent le mieux, comme Google, Apple et Microsoft, lui vouent pratiquement un culte ….

Du Perfo/Vérif au Directeur des Systèmes d’Informations

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Depuis le milieu du siècle dernier, les hommes et les femmes qui s’occupent de l’informatique se sont adaptés à la très rapide évolution du secteur. Comment se sont développés ces métiers ? Quels sont les enjeux actuels ? Regardons de plus près cette évolution.

Un peu d’histoire…

Dans les années 50, en dehors des salles blanches, les ordinateurs étaient peu présents. Inversement, de nombreux métiers ont aujourd’hui complètement disparu. Souvenez-vous des perfo/vérif qui assuraient la saisie sur carte perforée des données pour qu’elles soient stockées sur bande puis, plus tard, sur disque.

Avec le développement des technologies de stockage et en particulier le développement des disques durs, des techniciens de salle sont devenus nécessaires pour permettre le changement de ces précieuses gamelles et la mise à disposition des données nécessaires à la gestion des entreprises et des organisations. Dans le même temps, d’autres métiers ont émergé. Citons l’analyste programmeur. Sorte de gourou des années 70-80, les analystes programmeurs avaient en charge le développement de tous les  « programmes »  de l’entreprise, en spécifique le plus souvent. Ce rôle était d’autant plus capital que les systèmes étaient des ordinateurs centraux.

Au milieu des années 80, les réseaux apparaissent dans les organisations informatiques. Conséquence directe : on observe un éclatement des métiers et des compétences. Il devient alors impératif de connaître la gestion des réseaux (en étoile ou en anneaux), de faire face à la multiplicité des OS (operating system) et  de structurer leur fonctionnement. Dans les années 90, ce sont les gestionnaires de bases de données qui sont les garants de la performance du Système d’Information.

Au tournant du siècle, les logiciels de bureautique, le traitement numérique des sons et des images et l’avènement de internet rendent nécessaire le stockage des données non structurées. Le secteur informatique doit alors spécialiser des profils sur de nouvelles technologies numériques : les web designers-master-admin-modérateur … Très rapidement, le volume des données s’accroît et l’information devient de plus en plus distribuée. Les ingénieurs réseaux, les experts sécurité, les spécialistes systèmes sont autant de compétences indispensables pour assurer stabilité et sécurisation du Système d’Information.

Cette inflation d’information crée rapidement de nouveaux enjeux : stocker massivement ces informations et les retrouver !

Le premier point trouvera des réponses technologiques dans le Cloud Computing, pour le second, ce sont des Knowledge Managers qui deviennent les acteurs clés.

 

Le DSI : agent du changement

Ces évolutions continues de la technologie de stockage ont impacté les métiers de l’informatique. Celui qui s’appelait l’informaticien, puis le Directeur Informatique – faisant ainsi ressortir les aspects techniques du métier – est devenu aujourd’hui le Directeur des Systèmes d’Informations.

Si ces évolutions imposent au Directeur des Systèmes d’Information (DSI) une connaissance très large de tous les métiers gravitant autour du Système d’Information (aussi bien des aspects techniques, réseaux, fonctionnels, conceptuels, web, …), il semble que désormais la principale évolution soit au niveau de la gouvernance de l’entreprise.

Le DSI est un des piliers de cette gouvernance, il doit faire en sorte que l’informatique soit au service de la stratégie de l’entreprise. Pour ce faire, il est en veille permanente aussi bien sur les tendances informatiques que sur les orientations du secteur d’activité de l’entreprise.

Le DSI de demain : le DSI partagé ?

Ce profil, très large et très global, est désormais accessible aux ETI/PME. Comment ? Grâce à une approche de plus en plus répandue : le partage du Directeur des Systèmes d’Information (DSI). Le DSI partagé apporte son expertise à d’autres entreprises et la gouvernance obtient une ressource clé de haut niveau tout en limitant les coûts.

 

Pierre Duran Campana, Directeur des Systèmes d’Information à temps partagé