Les bonnes pratiques pour mener à bien la gestion d’un projet ERP

L’ERP est stratégique pour le bon fonctionnement et le développement d’une entreprise. Sa refonte est donc un sujet particulièrement sensible pour les organisations qui se lancent dans ce type de projet.

  • Comment gérer un tel projet ?
  • Quels sont les pièges à éviter ? 

Nous vous proposons dans cet article quelques éléments de réponse !

Les principales raisons qui entrainent une refonte d’ERP

  • De nombreuses entreprises font le choix, au départ, de développer leur système en interne. Que ce soit dans un souci de dépendance technique, de performance ou autre, ces entreprises peuvent décider à un moment de leur vie de migrer vers un produit plus standard du marché afin de mieux gérer son maintien et son évolution.

  • Dotées d’un ERP standard qui n’a pas suivi les évolutions, des entreprises voient leur SI en situation d’obsolescence, soit vis-à-vis de l’éditeur, soit vis à vis des métiers de l’entreprise. Cela implique à un certain stade de refondre le système.

  • D’autres entreprises sont confrontées à une cartographie applicative dense ou « découpée » et finissent par devoir mettre en place un ERP pour centraliser les données.

Projet de refonte d’ERP : une première étape à ne pas manquer

En amont d’un projet de refonte d’ERP, une première étape est indispensable pour bien démarrer : l’analyse des processus. Cette analyse a pour objectif de cartographier les processus et de définir un process cible cohérent.

Chez Référence DSI, nous utilisons une méthode des scripts co-construite en interne par notre équipe de DSI à Temps Partagé Augmenté® pour réaliser cette étape rapidement et efficacement.

C’est seulement après cette phase d’analyse qu’il est possible de lancer un appel d’offre, des PoC, et ensuite retenir l’ERP le plus approprié. Le choix est d’autant plus compliqué que le marché regorge de solutions parmi lesquelles il peut être difficile de s’y retrouver, surtout lorsque l’on est pas de la partie ! Chez Référence DSI, grâce à notre communauté de DSI, nous avons une très bonne connaissance de tout le panel des ERP disponibles sur le marché. Nous savons donc apporter des préconisations pour aboutir à un choix plus rapide et plus qualitatif.

Entre nos méthodes et notre connaissance des produits, nous parvenons à finaliser cette première étape et à choisir le produit en 3 mois environ, contre 6 mois au moins en contexte habituel.

Gestion du projet : les 4 grandes phases pour mener à bien sa refonte d’ERP

1. Le cadrage des besoins ou l’analyse des écarts des processus cibles vis-à-vis du standard

Il s’agit dans cette première phase de faire le croisement entre le besoin et les standards de l’outil choisi. Cette phase implique de se concentrer sur les spécificités de l’entreprise qui impliquent une adaptation à implémenter dans l’ERP. Cela correspond à la phase de cadrage de besoin.
Le jalon de fin de cette première phase est : le comité de validation du périmètre et du planning (le CVPP)

2. Prototypage, conception et réalisation

Cette deuxième phase englobe le paramétrage, la reprise des données, la formation des keys-Users ainsi que les tests.
Le jalon de fin de cette deuxième phase est : le comité de validation des ateliers.

3. La recette d’intégration

Cette phase intègre la formation de tous les utilisateurs, les tests d’intégration ainsi que le run à blanc (base de test de l’ensemble du process).
Le jalon de fin de cette troisième phase est : le comité de validation de la recette initiale

A l’issue de cette phase, la décision de mise en production (Go Live) est donnée. Si les conditions sont réunies, le GO Live est confirmé. Le cas échéant, les éléments manquants devront être gérés.

4. Le Déploiement

Cette dernière phase consiste à la reprise des données de production. L’ancien système est alors basculé vers le nouveau. Généralement, la période la plus propice à l’entreprise est choisie pour la réalisation de cette phase (vacances, clôture fiscale…) afin de perturber le moins possible la production.
Le jalon de fin de cette dernière phase est : le comité de validation de la recette d’exploitation. Il a lieu quelques mois après le déploiement pour s’assurer que l’ensemble du système est bien fonctionnel et sans bug.

Quels sont les pièges à éviter ?

Nous constatons par notre expérience que deux éléments restent essentiels dans tout projet ERP : ne pas sous-estimer un tel projet et ne pas négliger la conduite du changement.

Penser qu’un ERP se met en place facilement est une hérésie. Il faut bien estimer la charge que cela représente et anticiper le fait que les collaborateurs assignés ne pourront pas mettre en place un ERP tout en continuant d’assurer leur poste au quotidien. La mise en place ou la refonte d’un ERP nécessite de dégager du temps ! Avec notre expérience, nous savons évaluer, anticiper et planifier la charge de travail interne nécessaire à l’entreprise et donc aux collaborateurs concernés au regard de la charge de l’intégrateur. Ce calcul, nous le partageons avec nos clients afin de préparer avec eux les temps de charge par collaborateurs impactés. C’est souvent une inquiétude qu’ont les dirigeants de PME car ils ne disposent pas de l’expérience leur permettant de l’estimer.

La conduite du changement est également une phase indispensable, qui doit se dérouler en parallèle de toutes les étapes du projet et répondre à des objectifs clairs. L’entreprise doit réparer ses utilisateurs au nouveau mode de fonctionnement. Cela implique beaucoup de communication auprès de l’ensemble des collaborateurs pour expliquer le projet et faire adhérer les équipes. Nous rencontrons beaucoup de projets qui se passent mal lorsque cette phase n’est pas bien menée. Ce manque peut aller jusqu’à provoquer l’échec de la mise en place de l’ERP. C’est un sujet que nous considérons clé et que nous travaillons en interne en termes de capitalisation au sein de notre communauté de DSI à Temps Partagé Augmenté®.

Rédaction réalisée avec Pierrick Texier,

Directeur à Temps Partagé Augmenté® chez Référence DSI