LES SCRIPTS, UNE METHODE AU SERVICE DE LA PERFORMANCE COLLECTIVE !
Au fil de leur vie, la performance collective des entreprises se dégrade du fait des réorganisations, de la naissance de nouveaux besoins… Cela aboutissant à une perte de performance.
La méthode des scripts est l’un des outils qui permet d’identifier les problématiques organisationnelles au sein d’une structure. L’objectif, à l’issue de la démarche, est de cibler et résoudre des problèmes en vue d’augmenter la performance de l’entreprise.
La méthode des scripts, qu’est ce que c’est ?
La première étape consiste à réunir les collaborateurs des différents services pour un atelier de travail autour d’un brown paper. À l’aide de post-it de différentes couleurs, les collaborateurs vont décrire leurs quotidiens, quels flux ils utilisent. Ainsi, chacun peut formaliser ses démarches, remonter ses points bloquants, points d’améliorations attendus, manques…
Cette approche permet aux différents services de communiquer entre eux, d’échanger leurs points de vue, de challenger les équipes.
De façon collégiale, cette première phase rend visible les flux et met en exergue les éléments à traiter pour améliorer la performance. Elle aboutit à construire ensemble une organisation cohérente et efficace.
En pratique, cette première étape est réalisée lors d’un atelier, souvent d’une ½ journée, animé par 2 intervenants. Un animateur et une autre personne récoltent la donnée et formalisent. Une partie de l’atelier peut être mené sous forme de jeu.
La deuxième étape consiste à formaliser les retours issus de l’atelier et structurer la démarche. Elle est donc menée par les animateurs.
La restitution constitue la troisième étape. Elle s’opère entre les animateurs et les participants. Il s’agit à cette occasion de partager les axes d’améliorations et de clôturer les ateliers en identifiant les manques dans l’organisation.
La quatrième et dernière phase est la conduite du changement, ou l’application des plans d’actions visant à atteindre les objectifs fixés.
Tout cette démarche, au-delà de faire travailler les services ensembles, permet de trouver des consensus. Elle permet aussi d’insuffler une dynamique de progrès rapidement visible dans le quotidien des gens.
En termes de résultats, l’investissement est vite rentabilisé par l’augmentation de la fluidité de l’information entre les services de l’entreprise. Cela réduit les temps de traitement et les risques d’erreurs.
Dans quels contextes la méthode des scripts peut-elle s’appliquer ?
Cette méthode s’applique dans de multiples domaines.
- Dans une contexte IT par exemple, elle peut s’appliquer pour améliorer la productivité de manière globale, choisir un ERP ou intégrer une nouvelle solution logicielle.
- Dans le contexte marketing, elle peut s’appliquer ou définir les personas, initier ou améliorer des flux pour le e-commerce ou encore mener un repositionnement de marque.
CAS PRATIQUE : la méthode des scripts au service d’un projet ERP :
EPSYS réalise des solutions de postes préfabriqués pour la distribution électrique, les énergies renouvelables, les réseaux 3G/4G et la fibre optique. Intégrateur de référence des marchés de l’Energie et les Infrastructures en France, EPSYS est positionné sur les secteurs en croissance de l’énergie solaire, et du cloud. Prêt de 300 collaborateurs y travaillent, répartis sur ses sites de Saint Alban Leysse (73) et de Montoire (41).
C’est dans l’objectif d’optimiser les flux existants pour ensuite servir de support au choix de l’ERP que la méthode des scripts a été utilisée chez EPSYS. En chiffres, la méthode a été menée au travers de 12 ateliers et 40 participants sur les deux sites sur une période de 2 mois. 20 points d’amélioration ont été identifiés ainsi que 6 manquants.
La phase de choix de l’ERP est primordiale et nécessite d’impliquer fortement les utilisateurs pour garantir le déploiement et la prise en main dans de bonnes conditions. La méthode des scripts a permis de structurer cette démarche, en impliquant les utilisateurs. Au-delà de l’optimisation des flux, la méthode des scripts a contribué à l’amélioration du service au client, qui est un autre facteur de progrès.
Rédaction réalisée avec Xavier LE DUFF,
DSI à Temps Partagé Augmenté® chez Référence DSI
