REPRISE EN MAIN DU BUDGET DE FONCTIONNEMENT DSI EN PME : UN SUJET TABOU !

Pour beaucoup d’entreprises, le budget IT reste difficile à estimer tant il couvre de nombreux sujets.

Avec une progression de 1,4% en 2018 (selon le cabinet d’études Gartner), les dépenses IT des entreprises françaises continuent leur croissance. Cette progression est poussée par la transformation numérique, les solutions cloud ou l’intégration de logiciels. Elle représente le premier moteur de la croissance des dépenses informatiques en France.

Certains centres de coûts peuvent facilement être oubliés, ou mal estimés dans le budget IT.
Alors que d’un côté les coûts d’acquisition d’une solution logicielle ou matérielle sont clairement visibles dans le budget. Les coûts de maintenance peuvent quant à eux ne pas être bien pris en compte alors qu’ils représentent pourtant environ 20% du coût d’acquisition.

Autre exemple, le coût de déploiement d’une solution logicielle n’est pas toujours facile à évaluer. Difficiles à anticiper au départ, ces dépenses sont souvent liées aux aléas du projet ou à un cahier des charges pas forcément exhaustif. Comme les modèles de vente associés sont rarement au forfait mais plutôt en régie, cela entraîne vite des dépassements budgétaires. Pour chaque besoin de paramétrage ou de développement spécifique, il faut faire appel à un consultant. Cela entraîne donc une facturation complémentaire.

Pour citer un nouvel exemple, le volet Télécom peut être lui aussi une source de dépenses non maitrisées. Liens, téléphonie fixe, téléphonie mobile… un domaine un peu nébuleux !  Dans ce secteur, les offres du marché évoluent continuellement. Cela rend difficile le suivi car il faut sans cesse réviser ou résilier les contrats. Comme cela prend du temps, ce levier passe souvent à la trappe ! C’est encore plus vrai pour les entreprises multisites ou disposant de filiales. Difficile en effet d’avoir une vue globale sur tous les contrats. Reste la possibilité de négocier un contrat global auprès d’un prestataire. Cela nécessite néanmoins de définir des clés de répartition simples à mettre en œuvre afin de répartir de façon cohérente le coût des services auprès des filiales.

L’informatique est rarement un sujet sur lequel la PME veut investir. L’investissement est en effet plutôt consacré au développement produit et à la recherche…

Le système d’information représente pourtant un centre de coûts mais aussi un élément clé pour l’entreprise. Il accompagne leur stratégie de développement, d’où l’importance de centraliser et de maîtriser son budget.

A l’ère du numérique et du SaaS, les dépenses liées à l’informatique sont désormais considérées différemment. On les traite comme des dépenses d’exploitation (OPEX) et non plus des dépenses d’investissement (CAPEX). Ceci présente un impact fort sur la fiscalité des PME. Pour les dirigeants de PME et leurs DSI, la question se pose de plus en plus. Faut-il passer en mode locatif ou choisir l’acquisition en mode investissement ?

Le système locatif peut en effet représenter un moyen agile pour les PME d’adapter leur SI à leurs besoins sans immobiliser leur trésorerie. Comme tout autre type de dépense, une partie des dépenses informatiques peut être totalement forfaitisée par le biais d’abonnements (logiciel + matériel). La dépense devient alors plus prévisible et mieux maitrisée. De nombreuses dépenses peuvent ainsi être gérées dans ce mode. Que ce soit sur des aspects logiciels ou matériels, comme par exemple les licences Salesforce, Office 365… ou les contrats d’infogérance.

La DSI nécessite d’une vue d’ensemble pour valider les aspects financiers, techniques, légaux ainsi que les risques. Connaitre l’écosystème de l’entreprise est indispensable pour orienter ses choix vers les fournisseurs adéquates, fiables et adaptés à l’environnement de travail des PME. Car ils ont besoin de conjuguer souplesse et budget.

Concrètement, pour reprendre en main le budget informatique, il convient dans un premier temps de collecter tous les contrats et toutes les factures liées au SI. Ensuite, il faut traiter l’information en s’appuyant sur des outils tels que des grilles de répartition des coûts par exemple. Vient ensuite l’étape d’analyse des informations poste par poste. Enfin, il est possible de définir un plan d’action à court terme qui permet d’optimiser rapidement les coûts sans pour autant réduire le niveau de service. À plus long terme, proposer un schéma directeur est finalement moins cher et plus performant. Il permet de développer le SI de façon cohérente en se donnant le recul nécessaire pour établir des cahiers des charges et lancer des appels d’offres.

Référence DSI, de par l’expérience de ses DSI à Temps Partagé Augmenté® et leur travail de co-construction, connaît parfaitement cet écosystème et les enjeux du budget SI pour les PME. Des méthodologies éprouvées permettent aux DSI de Référence DSI de reprendre rapidement en main le budget de fonctionnement du SI. Il peuvent alors proposer des plans d’actions à court et long terme qui contribuent à optimiser les niveaux de service tout en maîtrisant les coûts.