Capitalisation, un modèle de travail collaboratif gagnant-gagnant.

CAS PRATIQUE : LA CAPITALISATION AUTOUR DU DIAGNOSTIC DU SYSTÈME D’INFORMATION

Le principe de la capitalisation des connaissances, ou gestion des connaissances de façon collaborative (Knowledge management), vise à recueillir, traiter puis redistribuer les connaissances au sein d’une équipe de collaborateurs.

Ce partage de connaissances permet de multiplier l’efficacité d’une entreprise par la puissance de l’accumulation des expériences de ses salariés. Grâce à la gestion des connaissances, les collaborateurs augmentent leur montée en compétences, ils accèdent à des bases de connaissances et à des informations pertinentes et organisées liées à leur métier. Pour le client, cela se traduit par un temps de réponse plus rapide avec un niveau de pertinence accru.

RETOUR D’EXPÉRIENCE D’ALAIN SAGUEZ, DSI À TEMPS PARTAGÉ AUGMENTÉ, RÉFÉRENCE CAPITALISATION DIAGNOSTIC

Comment s’organise la capitalisation chez Référence DSI ?

Chez Référence DSI, plusieurs grands sujets liés au Système d’Information font l’objet d’un modèle de travail collaboratif régulier et à long terme, ce que nous appelons la « capi » pour capitalisation.

Parmi ces grands sujets, on retrouve par exemple le Diagnostic, dont je suis le référent, mais aussi la Sécurité du SI, la réglementation (CNIL et veille légale), le Comité de pilotage des projets clients ou encore la prise de fonction en temps partagé augmenté.

Chaque sujet est encadré par un Référent, qui est responsable de la capitalisation de son domaine pour quelques années.

En quoi consiste le rôle de référent ?

En tant que responsable de la capitalisation, le référent a pour rôle, dans son domaine, d’enrichir la base de connaissances, de rédiger et faire évoluer les documents et de soutenir l’équipe.

En pratique, cela se traduit par l’animation d’un groupe de travail qui vise à enrichir et à faire évoluer les connaissances notamment sur les aspects veille, co-construction, évolutions légales… Une réunion mensuelle est consacrée à ce travail collaboratif et permet de construire le plan d’action, collecter les éléments, réaliser des points d’avancement, compiler la matière… Cette équipe de travail est généralement composée de 5 personnes et constituée pour l’année.

En découle l’évolution des supports existants, mais aussi la construction de nouveaux outils et méthodologies, toujours dans l’objectif de gagner en efficacité dans les actions futures car en effet, la capitalisation contribue à accélérer le travail des DSI.

Le référent a aussi un rôle à jouer au quotidien, en support auprès de l’équipe, en accompagnant de façon personnalisée les DSI sur des demandes spécifiques ou en démarrage de fonctions.

Quels sont les types de documents que l’on retrouve dans vos bases de connaissances ?

Dans chaque domaine de capitalisation, on retrouve 4 types de documentation :

  • Les guides méthodologiques sur les processus, outils, détails des étapes du domaine concerné, objectifs, définition des activités, définition des rôles de chaque intervenant…
  • Les outils, qui vont être utiles par exemple dans le domaine du Diagnostic pour l’inventaire des applications, la gestion des contrats, le suivi du budget, la cartographie des infrastructures…
  • Des cas concrets, qui regroupent des partages d’expérience, études de cas…
  • Une trame de restitution exhaustive, dans le respect de la charte de l’entreprise, pour assurer la qualité de la restitution faite au client.

Ces documents sont partagés avec l’ensemble de l’équipe via nos outils collaboratifs.

Ce rôle de référent vous mène-t-il à intervenir directement sur les projets clients ?

Oui, dans mon domaine de capitalisation, le Diagnostic, il m’arrive d’accompagner les DSI à certaines étapes de projets clients :

  • En amont, lors du cadrage de la mission, pour adapter la méthodologie au cas client, identifier les outils appropriés, préparer les interviews en sélectionnant les bons questionnaires selon le contexte spécifique du client.
  • Avant la restitution, pour apporter un œil externe et valider la réponse globale.
  • Après la restitution, pour assurer l’archivage du diagnostic.
  • Une intervention ponctuelle, à n’importe quelle étape du diagnostic, est également possible si le besoin se fait ressentir.

Pouvez-vous nous en dire plus sur la capitalisation autour du Diagnostic ?

Concernant ce domaine, nous disposons à l’heure actuelle d’une base de connaissance qui regroupe plus de 30 études de cas  ainsi qu’une vingtaine d’outils.

Le diagnostic du SI a pour objectif d’analyser le contexte et de faire l’inventaire du SI sur des éléments clés tels que les applicatifs, les infrastructures, l’empreinte digitale, les compétences internes, la gouvernance…

Il en découle un constat de l’existant et une analyse critique de l’ensemble du SI.

De là, en en adéquation avec la stratégie d’entreprise donnée par le dirigeant, nous pouvons présenter nos préconisations, qui pourront être complétées par un plan d’actions pouvant même inclure une estimation budgétaire.

Le diagnostic constitue souvent une phase décisive dans l’évolution du SI, il a donc bien évidement toute sa place au sein des sujets de capitalisation que nous menons !

Interview :

Alain Saguez

Directeur des Systèmes d’Information à Temps Partagé Augmenté®

Référent capitalisation Diagnostic // Région Île-de-France