Documenter de façon efficiente le SI : un vrai challenge pour un établissement en pleine croissance

Le contexte

Depuis janvier 2017, Référence DSI intervient à St Michel de Picpus, groupe scolaire allant de la maternelle aux classes préparatoires, avec plus de 4 000 élèves, 250 enseignants et 600 postes de travail administratifs et pédagogiques. Le tout, réparti sur 3 établissements. Soit un challenge pointu pour le maintien en condition opérationnel de l’application de gestion Charlemagne, de livrer les projets dans les délais convenus avec les Responsables d’établissement et une gestion de la charge de travail évitant tout type de débordement. L’enquête de satisfaction menées par les représentants du personnel auprès des enseignants et du personnel administratif a montré une nette amélioration du niveau de service.

Suite au départ du RSI en décembre 2016, St Michel de Picpus a fait appel à Référence DSI pour reprendre en main la Direction du service informatique. L’arrivée de notre DSI en transition a mis en évidence différents problèmes :

  • Le groupe scolaire ne possédait aucune documentation de son SI. Il n’y avait aucun inventaire des logiciels et des matériels.
  • La fonction helpdesk était absente au sein des établissements pour enregistrer une centaine d’incidents et de demandes des utilisateurs par mois.
  • Deux projets de déploiement d’équipements PC et Vidéoprojecteurs numériques étaient gelés.

Les premières actions visent à reprendre en main le service informatique composé de 3 personnes et d’assurer le maintien en condition opérationnelle du SI :

  • Développer les bonnes pratiques en matière de gestion des incidents et de la demande, qualification et priorisation.
  • Assurer le pilotage des projets déjà engagés.
  • Initier 2 projets ; celui du déménagement du pôle administratif et celui de la construction des nouvelles classes prépa équipées de technologie wifi et vidéoprojecteurs interactifs
  • Renforcer l’équipe avec l’infogérance (0,5 ETP)
  • Mettre en place des réunions régulières avec les Responsables d’établissement, les enseignants et au sein du service pour faire un point d’avancement des différents chantiers et définir les priorités.
  • Installer des outils d’inventaire et de gestion de parc pour 1500 équipements.

Ces actions combinées ont permis de livrer les projets dans les délais convenus avec les Responsables d’établissement et une gestion de la charge de travail évitant tout type de débordement. L’enquête de satisfaction menées par les représentants du personnel auprès des enseignants et du personnel administratif a montré une nette amélioration du niveau de service.

Le + Référence DSI

Au-delà d’une vision extérieure, le DSI en transition a permis l’apport de bonnes pratiques au sein de la DSI grâce à la gestion du support et la gestion de projet. De plus, le réseau de connaissances partagées entre les DSI a permis la réalisation d’études pointues : une couverture wifi et un audit de l’Active Directory.
Référence DSI a permis d’assurer la transition entre deux RSI au sein du groupe scolaire sans défaillance du système d’information durant cette période.

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