Quand Référence DSI rationalise le SI avec sa méthodologie

Le contexte

Le centre technique des industries de la fonderie (CTIF) est un centre de recherche et développement et d’innovation financé en partie par l’Etat. Pour leurs clients, ils auditent les processus de fabrication, font des tests en laboratoire, produisent des prototypes complexes, forment les clients aux techniques de la fonderie. Le CTIF relie la recherche appliquée au monde industriel.

Suite à l’audit du Système d’information effectué par Reference DSI, le CTIF a engagé un projet de refonte de celui-ci. L’enjeu principal portant sur la diminution de ses coûts non productifs, il leur était indispensable d’améliorer leurs processus de gestion.

L’expert Référence DSI est ainsi intervenu 2 à 3 jours par mois pour :

• Définir leurs besoins cibles de gestion : assurer la rationalisation du système et la mise en place des bonnes pratiques de gestion

• Choisir et installer un nouveau progiciel de gestion à l’affaire, type ERP

Les missions réalisées

Durant le projet ERP, l’expert Référence DSI a commencé par aider à la conduite du projet d’un point de vue méthodologique, notamment au niveau de la planification du projet, des méthodes d’analyse, de tests. Il a également contribué à l’acquisition des connaissances par les équipes. Un fort besoin de vulgarisation des concepts de gestion auxquels elles étaient confrontées était indispensable. Le changement de langage qui leur était imposé par l’outil était une première épreuve.

La deuxième « épreuve » était d’adapter le plus possible l’organisation au logiciel, et non l’inverse, tout en respectant les enjeux de gestion définis avant le choix de l’ERP. Une à deux journées par mois étaient consacrées à la conduite du changement : nous y abordions les points difficiles du projet en termes d’organisation et de choix de gestion. Il était nécessaire d’encourager les équipes à accepter le logiciel tel qu’il est. Certains salariés montraient des difficultés à se projeter dans la future organisation, avec la création de nouvelles business unit, moins nombreuses et plus fortes. Un comité de pilotage constitué de la directrice financière (chef de projet), des pilotes du projet, du directeur général et de l’expert Référence DSI avait ainsi lieu une fois tous les deux mois pour accompagner ce changement.

Pour finir, le directeur de projet a changé en cours de projet. Il a été confié à l’expert Référence DSI le soin de « raccrocher les bouts », être la mémoire du projet et permettre la transition des savoirs.

Le choix de Référence DSI

Le CTIF souhaitait tester le « modèle Référence DSI »

Il nous fallait prouver que notre méthodologie leur permettait d’atteindre leurs objectifs. En une demi-journée, nous devions animer une séance de refonte du processus achat et décrire leurs besoins cibles de manière rapide et opérationnelle. La présentation qui a eu lieu les a totalement convaincus, notre intégration chez eux a clairement démontré une reconnaissance de notre technicité. Ils se sont d’ailleurs montrés très surpris par la rapidité et la pertinence de nos résultats.

La mission d’accompagnement de l’expert Référence DSI a ainsi pu se poursuivre dans la plus grande confiance, obtenue à postériori après cette mise à l’épreuve.

La méthode des scripts de Référence DSI

Depuis le cahier des charges jusqu’aux tests du logiciel, nous suivons un fil conducteur méthodologique qui nous permet d’avoir toujours en vue les enjeux de l’entreprise au travers ce qu’on peut appeler des « histoires de gestion » : on amène nos interlocuteurs à décrire précisément leurs process de gestion, sous un formalisme qu’on pourrait caractériser de « cinématographique ». En début de projet, ce formalisme permet de les pousser à décrire des « histoires » relativement peu détaillées mais avec de forts enjeux métier, notamment sur l’aspect transversal des flux. Plus le projet avance, plus les éléments se précisent et mieux on peut envisager des cas de gestion réels dans une approche « cible » de la solution et de l’organisation.

Quand nécessaire et pour faire avancer les équipes, l’expert Référence DSI demande à ce qu’on lui présente le logiciel et mène des débats pour observer ce dont il a réellement besoin dans le logiciel.

En effet, il n’est pas rare d’entendre « on ne peut pas faire cela avec le progiciel, c’est bloquant… », nous faisons alors vérifier par l’intégrateur et lui demandons de présenter les réponses, souvent contraires, aux croyances des équipes du CTIF.

Une surprise dans la découverte du compte ?

L’expert Référence DSI a été confronté à la culture Ingénieur du client. Les ingénieurs sont des techniciens qui ont comme qualité d’apporter des réponses jusqu’au fin détail. Cette qualité peut s’avérer un problème parfois : on se souvient leur dire que « le mieux est (parfois) l’ennemi du bien ». Notamment quand on doit tester un logiciel, il faut savoir quoi tester et où s’arrêter ? Ceci nécessite une méthode pragmatique et non systématique.