Un DSI en Temps Partagé met en place une infogérance mutualisée pour un GIE dans le secteur associatif
Le GIE regroupe six associations. Porte-paroles de leurs adhérents auprès des instances règlementaires et politiques, ces associations développent des prestations de service et de support pour leurs adhérents. Dans le cadre d’un déménagement permettant à ses membres de partager un immeuble, le GIE ainsi constitué a fait appel à un DSI en Temps Partagé, dans un premier temps pour concevoir et mettre en place l’architecture de réseau mutualisée de son nouveau bâtiment, par la suite, le GIE a confié au même DSI en temps partagé le soin de trouver le prestataire à même d’assurer l’infogérance de l’ensemble des infrastructures des six organisations membres.
Un enjeu de rationalisation de la Supply Chain IT
Dans la continuité du déménagement visant à optimiser les coûts tout en accroissant le confort et l’image, le projet d’infogérance mutualisée vise lui des économies d’échelle sur tout le support et l’approvisionnement IT.
Compte tenu de la disparité des besoins et des tailles différentes des organisations membres du GIE, une attention particulière est portée au modèle de prix des prestations qui doit permettre d’opérer simplement la répartition des coûts au sein du GIE. Les approches forfaitisées, coût à l’utilisateur ou au dispositif (matériel ou logiciel) sont privilégiées, dès lors qu’elles permettent de distinguer back office (infrastructures) et front office (poste de travail et demande utilisateur). Comme corolaire, les modalités de pilotage pour suivre l’activité d’infogérance au niveau de chaque organisation au travers des indicateurs adaptés sont un point clé, à prestation et périmètre technique équivalents.
Un contexte politique et tactique sensible
Effective à partir de mi-juin 2015, la mission du DSI en Temps Partagé a pour objectif de permettre la transition vers le nouveau prestataire avant la fin de l’année 2015, pour un service régulier opérationnel au 1er janvier 2016.
De tailles disparates avec des usages informatiques peu homogènes, les organisations membres du GIE véhiculent des préoccupations hétérogènes quant au changement porté par le projet de mutualisation de leurs infogérances :
- Risque de voir la solution alignée sur les besoins des organisations les plus importantes, avec un préjudice économique potentiel et une surenchère dans des niveaux de prestations non pertinents pour tous,
- Risque du changement de prestataire, de périmètre (technique et prestations), de modalités de pilotage, représentant autant de sources d’instabilité, voire d’insatisfaction à posteriori,
- Domaine technique hermétique, dont beaucoup d’aspects ne s’expriment pas directement et simplement en niveaux de services pour l’utilisateur final,
- Engagements contractuels en cours avec des modalités de ruptures et de réversibilité variables.
Il n’existe pas de lien de dépendances capitalistiques ou juridiques entre les membres du GIE, bien que tous appartiennent au même tissu économique (modes de financement, activités, …). Certains membres contribuent à l’activité d’autres membres, notamment en tant qu’adhérents.
Excellence méthodologique, capitalisation et intelligence situationnelle : les forces de Référence DSI
Sur chacun des volets techniques de l’opération, il a été possible de trouver dans le référentiel collectif des DSI de Référence DSI les méthodes et les outils adaptés pour organiser et dérouler les figures imposées par l’état de l’art et ainsi bénéficier des travaux de capitalisation qui produisent guides et outils.
Une mission réussie grâce aux méthodes de travail innovantes de Référence DSI
Les méthodes spécifiques au temps partagé développées par Référence DSI depuis sa création visent l’excellence en format concentré : moins de temps imparti pour un objectif engageant pour l’avenir. Le référentiel d’outils et d’expériences est ce qui permet de créer des processus adaptés à ce challenge :
- Panel réduit de compétiteurs qualifiés,
- RFI en back office sur la base d’informations publiques et de retours d’expériences,
- Evaluation et comparaison des réponses formatées, donc plus rapides,
- Communication vers les membres du GIE au travers d’un système visuel et pédagogique explicitant la couverture fonctionnelle (prestations de base, additionnelles, au-delà de la demande) et les positionnements des compétiteurs et de leurs solutions (notations, comparaisons à périmètres identiques, feux tricolores, …)
En prenant en charge une bonne partie de l’effort technique qui définit les règles applicables au processus d’appel d’offre, les innovations du modèle temps partagé augmenté® libèrent du temps du DSI.
Au final, le DSI a piloté cette opération en jouant un rôle de première ligne au contact direct de toutes les parties prenantes. La compétence sur le fond informatique et le formalisme sont plus l’affaire de la collectivité Référence DSI. La valeur ajoutée est considérable pour le DSI (et donc le client), qui peut se consacrer au leadership de l’opération en étant sûr d’être performant sur la méthode et la qualité, alors qu’il est apparemment seul à porter le sujet.
La mise en place d’une infogérance mutualisée pour un GIE est une solution fiable, facteur de croissance et de développement dans la mesure où toutes les actions sont coordonnées et cadrées grâce à l’application de méthodes prédéfinies pour tous les acteurs. En effet, ce système de régulation permettra d’effectuer une évaluation, une restructuration et une hiérarchisation effective dans le cadre d’un plan d’actions conforme aux objectifs fixés. L’objectif est une uniformisation et une optimisation des coûts. Pour cela, une transparence des méthodes est établie pour une meilleure cohésion dans l’opérationalisation des activités , puis enfin, pour limiter les risques liés aux responsabilités de chacun.