Un DSI en Temps Partagé met en place un plan de reprise d’activité informatique chez Beaumarly (Maison Thierry C.)

Le groupe Beaumarly possède plus d’une vingtaine d’établissements spécialisés dans l’univers de la restauration et de l’hôtellerie. Situé au cœur de Paris, le siège social abrite la direction ainsi que les fonctions transverses comme la comptabilité, le contrôle de gestion, les ressources humaines, le service juridique, le service commercial et la direction des systèmes d’information.

Toutes les applications et les données numériques du groupe étaient jusqu’à présent stockées sur un serveur ancien et non secouru. En cas de panne majeure, les risques s’avéraient non négligeables : ils auraient entrainé une grave perte de données suivie d’une impossibilité de travailler pendant un laps de temps plus ou moins long.

Le groupe Beaumarly a fait appel à Référence DSI qui a installé un DSI en Temps Partagé au cœur de son organisation pour sécuriser son système d’information. En prenant ses fonctions, le DSI avait deux contraintes majeures : la maîtrise du budget ainsi que l’implémentation d’une solution simple et efficace pouvant être gérée par un utilisateur.

Référence DSI, un management de projet agile et efficace

Le projet s’est déroulé en deux étapes dont l’objectif était de lisser les coûts dans le temps :

• Année 1 : installation d’un nouveau serveur, migration de certaines applications et back-up du serveur actuel.
• Année 2 : mise en place du PRA (virtualisation et sauvegarde sur NAS).

Le projet a été mené en partenariat avec le prestataire infogérant qui avait déjà la connaissance de l’infrastructure ainsi que du parc informatique (matériel et logiciels), ce qui a permis une collaboration DSI/prestataire plus efficace. En effet, compte tenu du mode d’intervention en temps partagé de Référence DSI, le prestataire devait pouvoir intervenir sans la présence du directeur des systèmes d’information.

Le DSI en temps partagé a donc établi un cahier des charges précis qu’il a remis au prestataire. Les contraintes techniques les plus importantes étaient les suivantes :

• Ne pas interrompre le service
• Prendre en charge les accès distants (TSE)
• Tenir compte de l’existence de deux réseaux VPN permettant les remontées d’informations des établissements
• Réinstaller les applications métiers spécifiques

Une fois le cadre défini par le DSI, il revenait au prestataire d’établir une proposition pertinente et argumentée quant aux choix du matériel et des logiciels à installer, en prenant en compte les impératifs budgétaires et techniques.

Le planning a été ajusté sur un commun accord. Un certain nombre d’allers-retours a été nécessaire pour valider dans le détail le process de mise en œuvre. Chaque opération a été planifiée et systématiquement validée avant de pouvoir passer à l’étape suivante et inversement.

Un système d’information fluide et sécurisé

Compte tenu de la faiblesse de l’infrastructure en place, tout a été mis en œuvre pour sécuriser les opérations. Les étapes les plus lourdes (virtualisations) ont été effectuées la nuit et le weekend au cours desquels toutes les données ont été sauvegardées avant d’être migrées.

De nouveaux serveurs ont été installés et mis sous contrôle pendant une durée suffisante à la validation définitive de la plateforme. En un weekend, la mise en production a été effectuée par le prestataire sous contrôle du DSI. Le lundi matin, en dehors d’un retard minime lié au temps de restauration des données, la nouvelle infrastructure était pleinement opérationnelle.

Quelques difficultés mineures ont été rencontrées :

• Un certain nombre de mises à jour étaient nécessaires sur les postes de travail, post migration : configuration des imprimantes, configuration de raccourcis ajoutés « en dur » sur les postes de travail, etc.
• Des problèmes liés à la configuration d’applications métiers spécifiques gérées par des prestataires externes ont été identifiés. Le changement de configuration avait bien été anticipé mais reste malheureusement complexe à tester en amont.

Le fait d’avoir déplacé l’intégralité des données vers un nouveau serveur a permis de remettre en activité l’ancienne machine. Elle a en effet été préparée pour servir de back-up en cas de panne majeure.

Concernant la partie serveur de fichiers et applications comptables, l’opération a été totalement transparente pour les utilisateurs. Le résultat a répondu aux attentes : les accès aux fichiers sont aujourd’hui beaucoup plus fluides et les applications sont devenues facilement disponibles.

La documentation faisait partie intégrante du projet. Celle-ci reprend la configuration mise en place ainsi que la procédure de mise en œuvre du PRA en cas de panne majeure. Elle inclut également la procédure de retour en condition initiale.

Un test du PRA doit désormais être effectué régulièrement, une à deux fois par an, pour valider les procédures et la cohérence des sauvegardes. Ces actions sont indispensables pour s’assurer que le serveur de secours continue à supporter la charge de trafic des données dans la durée (évolution des applications et du volume de données).