L’Alliance 7 est une fédération professionnelle du secteur de l’agroalimentaire. Porte-parole de ses adhérents auprès des instances règlementaires et politiques, l’organisation développe des prestations de service et de support pour ses adhérents. Dans le cadre d’un déménagement permettant à L’Alliance 7 de partager un immeuble avec 5 autres organisations du même secteur, le GIE ainsi constitué a fait appel à un DSI en Temps Partagé. Mission : concevoir et mettre en place une architecture de réseau mutualisée pour son nouveau bâtiment.

Un challenge DSI stratégique pour L’Alliance 7

Effective à partir de mi-septembre 2014, la mission du DSI en Temps Partagé avait pour objectif de se finaliser mi-décembre, date prévue pour l’emménagement des syndicats dans le nouveau bâtiment. Le DSI avait donc 3 mois pour :

• Concevoir et mettre en place une architecture mutualisée.
• Installer le câblage cuivre et fibre, WAN, LAN, WiFi, téléphonie IP et analogique.
• Gérer un projet dont le bâtiment était en cours de réfection et livrable en janvier 2015.

L’ensemble de ces services concernait aussi bien l’information et la formation spécifiques aux métiers de l’agroalimentaire, qu’un support logistique et informationnel. Un challenge DSI complexe à relever dans un laps de temps particulièrement court.

En tant que DSI de l’Alliance 7, Référence DSI était le Maître d’Ouvrage Délégué de l’opération et a apporté une double compétence qui a fait la différence pour relever ce défi ambitieux :

• L’expertise en architecture réseau et télécom au travers d’un expert du sujet
• Le pilotage de projets d’infrastructure et de déménagement IT (appels d’offres, coordination multi-corps d’états).

Un diagnostic IT pointu et un plan d’action piloté en mode agile

Dès le début de la mission, le DSI en Temps Partagé a mis en place un processus d’analyse de la situation ainsi qu’un plan d’actions dont les grandes lignes étaient les suivantes :

• Inventorier, prendre en compte et transposer les situations IT de chaque organisation dans des scénarios d’architecture mutualisée.
• Concevoir l’architecture d’ensemble et lancer les consultations pour les différents corps d’états (câblage, téléphonie IP et analogique, accès Internet, matériels, construction réseau).
• Analyser les coûts comparés des différentes solutions envisagées et du système d’information existant.
• Piloter le planning d’implantation non synchrone avec les travaux de bâtiment, et partiellement seulement avec les dates cibles d’emménagement, d’où la mise en place de solutions temporaires et de tâches discontinues.

Ces objectifs étaient conformes aux besoins de la situation, mais ont cependant nécessité des ajustements contradictoires en cours de projet. D’abord conçus comme strictement étanches, certains des segments réseau des différentes organisations ont dû être décloisonnés pour permettre le partage de ressources comme les imprimantes. Le plus gros problème de cohérence concernait les dates planifiées d’emménagement fixées sans tenir compte des aléas d’avancement du chantier « bâtiment », et par ricochet du projet IT.

Difficile à enclencher, la synergie a plutôt été efficiente entre acteurs IT professionnels. En revanche, la situation a demandé beaucoup de patience et de pédagogie auprès des clients, dépassés par le sujet et les compétences requises à leurs propres niveaux. L’absence de synchronisation entre les corps d’états « bâtiment » (par exemple, entre staffeurs, peintres, courants forts et courants faibles), dont sont tributaires les corps d’états IT (pas d’IT sans électricité, les composants actifs craignent la poussière et la saleté), a nécessité une mise en œuvre agile pour bénéficier d’une flexibilité maximale.

Intelligence collective et flexibilité : les forces de Référence DSI

Le planning d’ensemble de l’opération a pu être challengé par un autre DSI en Temps Partagé, membre lui aussi de la communauté connectée de Référence DSI. La plateforme digitale de co-working mise en place chez Référence DSI a permis au DSI en charge de la mission d’être plus rapide, plus efficace et de bénéficier d’une intelligence collective ultra performante.

La mise en place de méthodes d’appels d’offres « en format court » (RFI en back office, grilles d’évaluation et de cotation pré-formatées et objectivées) a permis de mener toutes les consultations dans les délais impartis.

D’autre part, l’architecture conçue avec le support expert fourni par Référence DSI a permis de contrôler l’implantation et de faire face aux besoins de dérogation survenus dans le feu de l’action.

La plus grosse difficulté constatée au cours de la mission a été l’absence d’une fonction de coordination des différents corps d’états – bâtiment et IT compris. Ce besoin avait été identifié et notifié en amont de l’opération par Référence DSI. Une entreprise a été mandatée pour tenir ce rôle, mais avec une feuille de route imprécise et un manque de contrôle manifeste.

L’adaptation des acteurs a principalement concerné les actions aux frontières des périmètres respectifs des intervenants :

• entre staffeurs et courants forts/faibles pour la synchronisation des travaux dans les faux-plafonds,
• entre courants forts et faibles pour la cohérence des plans d’implantation,
• entre courants faibles et téléphonie pour certains câblages de dessertes,
• entre Référence DSI et les infogérants informatiques des différentes organisations : bien que le périmètre des responsabilités ait été précisément défini au regard du plan d’architecture, il a été souvent nécessaire de se rapprocher et de collaborer avec les autres métiers, voire de se substituer ponctuellement à leurs actions par souci d’efficacité et de réactivité.

Compte tenu des engagements de résultat de chaque corps d’état, du professionnalisme et de la réactivité des différents intervenants, ces actions de couplage ont été maîtrisées.

Une mission réussie grâce aux méthodes de travail innovantes de Référence DSI

Malgré le chaos lié au chantier « bâtiment », le DSI en Temps Partagé a atteint ses objectifs et rendu les services IT disponibles aux dates clés. Grâce à la communauté de Référence DSI, le DSI de l’Alliance 7 a été performant et incontournable par sa vue d’ensemble stratégique, tactique et opérationnelle. Son expertise, sa maîtrise des techniques des appels d’offres et sa connaissance du marché ont été primordiales. Son plan d’actions s’est avéré juste et à la hauteur des enjeux définis, avec notamment la capacité à improviser des solutions temporaires sans surcoûts.

Plus de 50% du coût de la mission menée par Référence DSI a été amortie dès le premier appel d’offres (câblage cuivre et fibre). Un gain prospectif additionnel a été réalisé sur les coûts de trafics réseaux voix et données, permettant un retour rapide sur l’investissement restant à amortir (matériels et prestations).

La performance a principalement été favorisée par l’interdisciplinarité, grande force de Référence DSI. Dans une structure strictement comparable, un DSI intégré en CDI aurait dû faire appel à des conseils externes plus nombreux, d’où un temps certain pour les trouver dans le délai très court imposé pour mener à bien cette opération. Dans une structure de plus grande taille, ces conseils auraient pu, en partie, être présents au sein de l’entreprise.

Le Temps Partagé Augmenté®

Référence DSI crée le Temps Partagé Augmenté® : une stratégie performante dont l’objectif est de créer plus de valeur en moins de temps. Chaque DSI est connecté en temps réel au réseau social de l’entreprise ainsi qu’à une plateforme unique de gestion des connaissances et du management de l’innovation. Le DSI en Temps Partagé Augmenté® est plus performant : il travaille plus vite, frappe plus fort et voit plus loin.

Vous bénéficiez :

• De talents de haut niveau, augmentés par le Groupe Référence
• De spécialistes intervenant de façon flexible et économique
• D’experts agiles et engagés à votre service sur le long terme

                    
Un article de Maximilien Stebler, DSI en Temps Partagé chez Référence DSI.